Medewerker onthaal en administratie

Om het team onthaal op ons hoofdkantoor in Wommelgem te versterken is IGEAN op zoek naar een medewerker onthaal en administratie (80%).

Je staat er niet alleen voor!

Samen met je drie collega’s vorm je het gezicht van IGEAN en werk je in een beurtrolsysteem aan verschillende taken. Als centrale spil van het onthaal zorg je ervoor dat bezoekers, collega’s en externe partners zich welkom voelen en snel geholpen worden. Daarnaast ondersteun je verschillende afdelingen met administratieve en organisatorische taken.

Hier je talent ontplooien – dat doe je als volgt ….

• Je ontvangt bezoekers, leveranciers en collega’s op een professionele en vriendelijke manier.
• Je beheert de mailbox, beantwoordt inkomende telefoons en/of verwijst gericht door.
• Je verwerkt bestelbonnen zorgvuldig.
• Je bent verantwoordelijk voor de correcte en tijdige postverdeling en –verzending.
• Je onderhoudt de koffiemachines en beheert de voorraad.
• Je ondersteunt bij de organisatie van vergaderingen en zorgt dat vergaderzalen netjes en gebruiksklaar zijn.
• Je volgt meldingen rond gebouwen op en helpt mee een nette en aangename werkomgeving te bewaken.
• Je ondersteunt collega’s bij de (eind) redactie van diverse documenten volgens de huisstijl.
• Je werkt waar nodig mee aan projecten of evenementen van IGEAN.
• Je ondersteunt het team grondgebiedszaken (GGZ) met administratieve taken.

Bovendien sta je al sterk in je schoenen - dit breng je mee...

• Je hebt een diploma secundair onderwijs en bij voorkeur ervaring in een onthaal- of administratieve functie.
• Je communiceert klantgericht, assertief, respectvol en drukt je vlot uit in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je werkt vlot met MS Office en leert snel nieuwe toepassingen aan.
• Je bent georganiseerd, werkt nauwkeurig en houdt deadlines goed in het oog.
• Je houdt het hoofd koel op drukke momenten en stelt je flexibel op waar nodig.
• Je neemt initiatief, denkt mee vooruit en werkt zowel zelfstandig als in teamverband graag mee aan een goed resultaat.
• Je hebt oog voor orde, netheid en veiligheid

Voor wat hoort wat, dus IGEAN biedt…

• Een deeltijds contract (80%) van onbepaalde duur in een bedrijf met aandacht voor milieu en veiligheid.
• Een vast uurrooster van 4 volledige dagen per week met woensdag als je vrije dag
• Een fijne werkplek vol respect en appreciatie
• Een aantrekkelijke werkgever die je volop stimuleert
• Samen streven we naar werk & privé in optimale balans
• Alle kansen tot persoonlijke groei en opleiding
• Bij een voltijdse tewerkstelling geniet je, naast je wettelijke vakantie, nog van 12 Adv-dagen en 4 extralegale feestdagen per jaar. Na 1 jaar in dienst krijg je daarbovenop 7 IGEAN dagen. Voor een deeltijdse tewerkstelling wordt dit pro rata berekend.
• De mogelijkheid om mee in te stappen in flexibel inkomen plan (FIP). Je hebt o.a. de mogelijkheid tot het leasen van een fiets via de eindejaarspremie, en nog zo veel meer.
• En tot slot: werken in je buurt, voor je buurt – da’s pas duurzaam!

Een eerste kennismaking organiseren we steeds op maat …

1. Screening o.b.v. CV en motivatiebrief
2. 1ste kennismakingsgesprek met de personeelsdienst
   We plannen een verkennend gesprek in via MS Teams om je ervaring en motivatie na te gaan. Na een positieve beoordeling, mag je naar de volgende stap in het proces.
3. Persoonlijk sollicitatiegesprek
   Je wordt uitgenodigd op het hoofdkantoor in Wommelgem voor een persoonlijk gesprek. De gesprekken vinden plaats in de week van 2 en 9 november.
4. Online persoonlijkheidsvragenlijst en leervermogen test
   Na een positief 2de gesprek volgt er nog een kort assessment. Dit zijn 2 tests die je online invult. De resultaten van de test worden nadien met je besproken via MS Teams met de personeelsdienst.
5. Loonvoorstel
   Kom jij eruit als de beste kandidaat? Dan krijg je een loonvoorstel op maat gemaakt. Van zodra je akkoord bent, wordt je contract opgemaakt en je startdatum vastgelegd.

Solliciteer voor 25 oktober 2026 en bezorg je CV en motivatiebrief via deze link.