Provinciegriffier

Ben jij een geboren leider met een passie voor openbaar bestuur? Wil jij het provinciaal beleid vormgeven van een dynamisch en welvarende provincie? Dan is deze functie iets voor jou! De provincie Vlaams-Brabant is op zoek naar een gedreven en bedreven provinciegriffier. Word jij de nieuwe brugfiguur tussen onze politieke beleidsorganen en uitvoerende diensten? Solliciteer nu voor deze functie.

Meer over provincie Vlaams-Brabant

De provincie Vlaams-Brabant werkt als modern streekbestuur actief aan de duurzame ontwikkeling van de regio voor alle inwoners. Vanuit haar gunstige ligging, heeft Vlaams-Brabant de ambitie om zich verder te ontwikkelen als een economisch sterke, internationaal gerichte en duurzame regio. Het provinciebestuur zal daartoe een vernieuwend en geïntegreerd beleid uitwerken, samen met de lokale besturen en het middenveld, om het welzijn en de levenskwaliteit van alle inwoners te bevorderen.

Meer informatie vind je terug op www.vlaamsbrabant.be.

Jouw verantwoordelijkheden en taken:

Als provinciegriffier ben je de verbindingsfiguur tussen het politiek bestuur en de administratie. Je zorgt voor een efficiënte, effectieve en klantgerichte werking van al onze provinciale diensten. Verschillende pijlers staan centraal in jouw takenpakket:

1. Verbindingsfiguur tussen het politiek bestuur en de administratie
   • Als provinciegriffier zorg je voor een efficiënte en gestroomlijnde voorbereiding van de zittingen van de provincieraad en de deputatie.
   • Je woont de vergaderingen van de deputatie en de provincieraad bij. Je medeondertekent reglementen, verordeningen en besluiten, zorgt voor de briefwisseling en akten en maakt zorgvuldig notulen op van de beraadslagingen en besluiten.
   • Je adviseert de provincieraad en deputatie op beleidsmatig, bestuurskundig en juridisch vlak, waarbij je feiten in een ruimere context plaatst en de politieke besluitvorming ondersteunt.
   • Als provinciegriffier communiceer je de genomen beslissingen van de deputatie correct aan de administratie, altijd met oog voor de behoeften van alle partijen. Anderzijds zorg je ervoor dat uitvoering van het beleid in overeenstemming is met de genomen beleidsbeslissingen en bewaak je de strategie. Om deze wisselwerking in goede banen te leiden, ben je zowel de secretaris van de deputatie als de voorzitter van het managementteam. Zo zorg je voor een geïntegreerd provinciaal beleid.
   • Namens het managementteam maak je een afsprakennota met de deputatie over de wijze waarop jij en de overige leden van het managementteam met de deputatiesamenwerken om de beleidsdoelstellingen te realiseren evenals de omgangsvormen tussen bestuur en administratie.
   • Met overtuigingskracht rapporteer je jaarlijks aan de deputatie en de provincieraad. Dit doe je in samenwerking met het managementteam.
   • Je bent de spil bij het uitvoeren van andere wettelijke en decretale bevoegdheden, zoals het organiseren van de inzage in bestuursdocumenten, van de briefwisseling, van het beheer van het archief…
   • Met overtuigingskracht rapporteer je jaarlijks aan de deputatie en de provincieraad. Dit doe je in samenwerking met het managementteam.
   • Je bent de spil voor het uitvoeren van andere wettelijke en decretaal toevertrouwde bevoegdheden, zoals het organiseren van de inzage in bestuursdocumenten, van de briefwisseling, van het beheer van het archief…
2. Managen van de organisatie
   • Je stuurt het strategisch HRM-beleid, coacht de directeurs en stimuleert een open feedbackcultuur met aandacht voor inspraak, verantwoordelijkheidszin en waardering van medewerkers.
   • Samen met het managementteam:
     • Bewaak je de eenheid in de werking van alle beleidsdomeinen. Een goed begrip van de organisatie en haar dynamiek is hierbij belangrijk.
     • Sta je in voor en coördineer je de planning van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie van de provinciale diensten met oog voor efficiëntie.
     • Zorg je voor een adequate interne communicatie binnen de provinciale diensten waarbij een goede informatiedoorstroming en een maximale afstemming wordt beoogd.
   • Je initieert organisatieontwikkeling en volgt initiatieven voor kwaliteitsverbetering op met een proactieve houding.
   • Je stimuleert en creëert de omstandigheden voor interne dienst- en beleidoverschrijdende samenwerking om de doelstellingen van het provinciebestuur te realiseren.
   • Je hebt een sturende en kritische rol op het vlak van monitoren, analyseren en optimaliseren van de bedrijfsvoering van de organisatie.
3. Financieel beheer en rapportering
   • In samenspraak met de financieel beheerder bereid je het financieel beleid voor, beheert middelen en zorgt voor financiële rapportering.
   • Je zorgt met integriteit en zorgvuldigheid voor de correcte uitvoering van de gedelegeerde bevoegdheid rond financiële aangelegenheden van dagelijks bestuur.
   • Je levert tijdig het voorontwerp aan van de strategische nota van het meerjarenplan en de aanpassing ervan.
   • Je organiseert de controle op de wettelijkheid en regelmatigheid vóór de uitvoering van betalingsopdrachten.
4. Netwerken en externe relaties
   • De provinciegriffier bouwt en onderhoudt een professioneel netwerk met relevante personen of organisaties, waarbij relaties binnen en buiten de organisatie worden ontwikkeld en bestendigd. Zo faciliteer je de werking van het provinciebestuur en verdedig je haar belangen.

Heb je nog vragen over het takenpakket of een andere inhoudelijke vraag? Tot de huidige provinciegriffier met pensioen gaat, staat hij je graag te woord en deelt hij zijn rijke ervaring (contactgegevens onderaan de vacaturetekst).

Wat verwachten we van jou?

• Je hebt de Belgische nationaliteit. Het attest van nationaliteit kan je aanvragen via de dienst Burgerzaken of mijn burgerprofiel
• Je hebt een masterdiploma of een gelijkgesteld diploma (met duidelijke vermelding van de behaalde graad) én 5 jaar relevante ervaring in een functie van algemeen beheer (in een organisatie, afdeling, dienst van een vergelijkbare grootte en complexiteit).

Zorg ervoor dat we jouw ervaring kunnen afleiden uit jouw cv!

In ruil krijg jij:

• Statutaire aanstelling in de decretale graad van provinciegriffier én opname in een wervingsreserve (3 jaar geldig).
• Bruto maandloon start bij € 9.903. Na 15 jaar bekom je het maximum bruto maandloon van € 12.278.
  Liever meer details? Neem dan contact op met Sharon Vanhaelen, medewerker werving en selectie - vacatures@vlaamsbrabant.be
• Bedrijfswagen, laptop en gsm
• 9 extra's die jij krijgt als nieuwe collega
• Fijne werkplek in het provinciehuis, Provincieplein 1, 3010 Leuven.

Hoe verloopt jouw sollicitatieprocedure?

1. Solliciteer ten laatste 9 juli 2025 via de sollicitatieknop. Laad zeker je cv en je hoogst behaalde diploma op in het Nederlands.
   • Heb je een anderstalig of buitenlands diploma? Neem dan een kijkje op onze FAQ.
   • Ondervind je problemen of ontving je geen bevestigingsmail na je sollicitatie? Neem dan contact op met Silke Vanheusden, senior consultant public & social profit Motmans & Partners via silke.vanheusden@motmansenpartners.be of 011 36 10 14.

1. Vóór de start van de selectieproeven controleren we of je voldoet aan de voorwaarden zoals omschreven in deze vacature (masterdiploma, 5 jaar relevante ervaring en nationaliteit). Zorg ervoor dat jouw ervaring voldoende valt af te leiden uit jouw cv! Indien je niet voldoet aan deze voorwaarden, kan je niet deelnemen aan de verdere sollicitatieprocedure.

1. Voldoe je aan de voorwaarden? Dan heb je in de 2de helft september – 1ste helft oktober een verkennend gesprek met het consultancybureau Motmans & Partners. Zij beoordelen jouw kandidatuur op o.a. volgende criteria:
   • Motivatie
   • Relevante ervaring
2. Ben je geslaagd op het verkennende gesprek en behoor je tot de 8 beste kandidaten? Dan krijg je een uitnodiging voor het assessment door het selectiekantoor Motmans & Partners. Het assessment zal plaatsvinden in het kantoor van Motmans & Partner in Hasselt (Herkenrodesingel 8D/4.02, 3500 Hasselt) 2de helft oktober en neemt een hele dag in beslag.
3. Ben je ook geslaagd voor het assessment? Dan krijg je een uitnodiging voor het selectiegesprek met een inhoudelijke case in het kantoor van Motmans & Partner in Hasselt. Dit onderdeel duurt ongeveer anderhalf uur.

Geslaagd voor het hele selectieproces? Proficiat! We hopen je snel te verwelkomen als nieuwe provinciegriffier!

Nog vragen?

• Over de jobinhoud: Marc Collier, Provinciegriffier - marc.collier@vlaamsbrabant.be of 016 26 71 04

• Over de selectieprocedure:
  • Raadpleeg veelgestelde vragen over sollicitaties op onze website
  • Silke Vanheusden, senior consultant public & social profit Motmans & Partners - silke.vanheusden@motmansenpartners.be of 011 36 10 14