Coördinator Digitalisering en ICT

Contractueel - Voltijds – A1a-A3a – onbepaalde duur

Machelen-Diegem is een gemeente met een jong, bloeiende bevolking en telt bijna 17.000 inwoners. Dankzij de uitstekende bereikbaarheid en de nabijheid van tal van voorzieningen is Machelen de ideale plek om te werken! Als HR-coördinator ben je een strategische en operationele spilfiguur binnen het HR-departement.

We streven naar een duurzame, veerkrachtige en rechtvaardige gemeente waarin iedereen meetelt. Dit doen we door slimme investeringen in onder meer klimaat en leefkwaliteit.  We laten Machelen-Diegem harder stralen door:   

• Zorgzaam te zijn: We werken samen, voor en met elkaar.
• Duurzaamheid centraal te zetten: Waar we samen van leven, zorgen we samen voor.   
• Relevantie te garanderen: Wat we doen, maakt écht een verschil.   
• Inclusief te denken: Diversiteit omarmen met respect en gelijkheid.   
• Ambitieus te handelen: We investeren slim en benutten kansen optimaal. 

Je zal een cruciale rol spelen in het realiseren van innovatieve oplossingen die de werking van de gemeente optimaliseren, denk hierbij aan onderstaande kernresultaten:

Ontwikkelen en onderhouden van een IT-roadmap

• Analyseren van de huidige ICT-situatie en identificeren van kansen en uitdagingen;
• Opstellen van een praktische ICT-roadmap met een financiële component en regelmatig actualiseren;
• Intern rapporteren om een organisatiebreed zicht te houden op onze ICT. Deze rapportering stroomt door naar het managementteam en het bestuur, en omvat onder andere een periodieke, brede evaluatie van de ICT-processen;
• Opmaken van ICT-gerelateerde actieplannen gericht op de realisatie van de doelstellingen binnen het meerjarenplan;
• Bewaken van de samenhang binnen onze ICT-architectuur bij nieuwe digitale oplossingen.

Beheer van de ICT-infrastructuur

• Coördineren van het beheer en onderhoud van systemen, netwerken, servers en software, in samenwerking met externe ICT-leveranciers;
• ​​​​​​​Documenteren van de ICT-voorzieningen;
• Organiseren van periodiek dienstenoverleg voor opvolging en rapportering van ICT-diensten.

Intermediair tussen eindgebruikers en ICT-leveranciers

• Optimale organisatie van de interne ICT-helpdesk voor onze 300 medewerkers;
• ​​​​​​​Bewaken van de naleving van Service Level Agreements (SLA's) door ICT-leveranciers;
• Zoeken naar efficiëntievoordelen via raamcontracten en samenwerking met partners;
• Zorgen voor een accurate contractopvolging, waar jij vanuit een helikopterview strategisch overzicht houdt om de taakafbakeningen en prestatienormen van zowel interne als externe partijen die met ICT bezig zijn op te volgen.

Samenwerking met andere overheidsinstanties

• Delen van best practices en gezamenlijk ontwikkelen van oplossingen;
• ​​​​​​​Bevorderen van interoperabiliteit tussen verschillende overheidsorganisaties.

Datamanagement

• Je ontwikkelt een visie en beleid rond datamanagement, met oog op efficiënt gebruik, veilige opslag en maximale benutting van beschikbare data binnen de organisatie;
• ​​​​​​​Je optimaliseert het documentbeheer en zet samen met het secretariaat en externe partners in op de digitalisering van het archief en de implementatie van een duurzaam archiveringsbeleid;
• Je werkt aan een gestructureerde informatiestroom, waarbij je zorgt voor duidelijke afspraken rond datacaptatie, toegankelijkheid, versiebeheer en archiefbeheer;
• Je bewaakt de samenhang met informatieveiligheid en GDPR-regelgeving, in nauwe samenwerking met de DPO.

Cybersecurity

• Opzetten en onderhouden van een robuust cybersecuritybeleid;
• ​​​​​​​Uitwerken van een disaster recovery plan;
• Regelmatig testen van ICT-noodplannen en uitvoeren van veiligheidsaudits;
• Samenwerken met de DPO.

Digitale ontwikkeling

• Digitale geletterdheid, digitale inclusie en digitale weerbaarheid van en onder werknemers bevorderen;
• ​​​​​​​Stimuleren van alle diensten om hun processen continue te verbeteren door middel van digitalisatie en automatisatie. Succes hiervan meten door een toename in efficiëntie en productiviteit, een daling in administratieve lasten en een verbeterde toegang tot digitale diensten voor alle medewerkers en uiteindelijk ook voor alle bevolkingsgroepen.

Bij het lokaal bestuur van Machelen-Diegem zoeken we gemotiveerde, enthousiaste en betrokken collega’s die efficiënt, flexibel en klantgericht kunnen werken. Als coördinator digitalisering en ICT beschik je over volgende competenties:

• Je beschikt over sterke analytische en probleemoplossende vaardigheden;
• Je hebt een onderbouwd zicht op noden en behoeften en de mate van tevredenheid van de medewerkers over dienstverlening op vlak van ICT;
• Je sensibiliseert de medewerkers structureel op vlak van ICT;
• Je hebt ervaring met projectmatig werken en kennis van bestaande methodieken;
• Je hebt uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden;
• Je bent klantgericht en hebt een proactieve houding;
• Je bent een echte teamspeler met het vermogen om zelfstandig te werken;
• Je bent flexibel en bereid om jezelf continu te verbeteren en te ontwikkelen;
• Je kan actief luisteren en bent empathisch;
• Je bent hulpvaardigheid en toont betrokkenheid;
• Je bent betrouwbaar en handelt integer, rekening houdende met privacy en deontologie;
• Je hebt een positieve houding en je weet met innovatieve en frisse ideeën te komen;
• Je werkt professioneel en handelt authentiek, met integriteit en oprechtheid;
• Je kan stipt werken, je houdt rekening met deadlines.

Je salaris bij een openbaar bestuur kan niet onderhandeld worden en ligt op voorhand vast. Er wordt rekening gehouden met periodieke verhogingen gedurende je jaren dienst bij ons én je kan al op een hogere beginwedde starten (zie hierna).

Geïndexeerde bruto beginmaandwedde: minimum € 3.864 zonder rekening te houden met verhogingen omwille van meegenomen anciënniteit. Op basis van je relevante ervaringen die uit je cv blijken, kan je al bij indiensttreding op een hogere wedde starten.

Bijkomende voordelen

• Maaltijdcheques ter waarde van € 8
• 35 dagen betaalde vakantie voor een volledig dienstjaar (voltijds)
• Ecocheques/consumptiecheques t.w.v. € 200 per jaar
• 14 feestdagen
• Volledige terugbetaling openbaar vervoer voor woon-werkverkeer
• Fietsvergoeding
• Mogelijkheid tot fietslease bij indiensttreding (inschrijvingen maand september)
• Flexibele arbeidstijden
• Mogelijkheid tot thuiswerken
• Tweede pensioenpijler
• Hospitalisatieverzekering met mogelijkheid om gezinsleden aan een voordelig tarief aan te sluiten
• Opleidingsmogelijkheden
• Tevens zijn wij aangesloten bij de Gemeenschappelijke Sociale Dienst van de RSZPPO die bijzondere premies toekent en via dewelke je ook vakantiewoningen kan boeken of korting bekomen bij een aantal grote reisoperatoren

Om deel te kunnen nemen aan de selectieprocedure dien je te voldoen aan volgende voorwaarden:  

• Je beschikt over minimaal een bachelorsdiploma of een diploma van het hoger onderwijs van één cyclus of daarmee gelijkgesteld onderwijs 
• Aantoonbare ervaring in een ICT-functie;
• Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;  
• Je bent van onberispelijk gedrag (uittreksel uit het strafregister);  
• Je hebt een grondige kennis van de Nederlandse taal.  

Enthousiast? Bezorg ons je cv en diploma met een woordje uitleg over wat je aanspreekt in de job. Je kan deze:

• sturen t.a.v. het College van Burgemeester en Schepenen, Woluwestraat 1 te 1830 Machelen
• online indienen via machelen.be/vacatures
• e-mailen naar vacatures@machelen.be
• afgeven op de personeelsdienst in het gemeentehuis.

Onvolledige kandidaturen komen niet in aanmerking. Solliciteren kan tot uiterlijk vrijdag 27 juni 2025.

We kijken ernaar uit jou te ontmoeten!