Coördinator Burgerzaken (Bevolking) (B1-B3)

In welk team kom je terecht?

Je coördineert team Bevolking dat dat deel uitmaakt van team Centraal Onthaal en Burgerzaken.

Team Centraal Onthaal en Burgerzaken bevindt zich in het stadhuis en bestaat uit 4 deelteams: Bevolking (14 personen), Burgerlijke Stand (9 personen), Andere Nationaliteiten (8 personen) en Centraal Onthaal (10 personen). Deze teams werken nauw samen in het aanbieden van een klantvriendelijke dienstverlening en zetten voortdurend in op een doorgedreven digitalisering, vernieuwing, vereenvoudiging en verbetering van processen. Het invoeren van het digitaal thuisloket, het stadhuis op afspraak en het platform buitenlandse studenten zijn hier voorbeelden van.

Klanten kunnen bij team Centraal Onthaal en Burgerzaken terecht voor een grote diversiteit aan dienstverlening zoals het aanvragen van een identiteitskaart, het wijzigen van een adres, de aangifte van een geboorte, het voorbereiden van een huwelijksdossier, het veranderen van een naam, het adviseren van klanten over hun verblijf, het inschrijven van een nieuwkomer en nog zoveel meer.

Het deelteam Bevolking staat specifiek in voor het verwerken van aanvragen, afleveren en activeren van identiteitskaarten en reispassen met biometrische gegevens, identiteitskaarten voor kinderen, rijbewijzen, het opvolgen van adreswijzigingen en registratie van gegevens in het rijksregister.

Elke dag zet je je samen met meer dan 1800 collega's van stad en OCMW in voor dé Kortrijkzaan. Ons aanbod qua dienstverlening is zeer divers, denk maar aan sport, cultuur, burgerzaken, kinderopvang, thuiszorg, sociale tewerkstelling, onderwijs, integratie, stadsontwikkeling, huisvuilophaling, groen, parkeerbeleid, armoedebestrijding, schuldhulpverlening, evenementen, economie, wegenwerken, woonzorgcentra... De uitdagingen voor de diensten en de medewerkers zijn dan ook groot en evolueren voortdurend. Samen zorgen we ervoor dat het aanbod afgestemd is op de wensen en behoeften van de inwoners van stad Kortrijk.

WAT ZIJN JOUW VERANTWOORDELIJKHEDEN?

Je coördineert de werking van team bevolking, geeft leiding aan je medewerkers en werkt actief mee (zowel front- als backoffice).

• Je geeft leiding aan jouw medewerkers, coacht en motiveert hen volgens de principes van de visie en het personeelsbeleid van stad Kortrijk, waar we gaan voor een evenwicht en combinatie van een resultaat- en mensgerichte aanpak.
• Je werkt actief mee en bent verantwoordelijk voor de dagelijkse werkplanning. Je zorgt voor een efficiënte personeelsbezetting, zoekt naar oplossingen bij bezettingsproblemen en garandeert de continuïteit van de dienstverlening.
• Je gaat na of opdrachten correct en efficiënt gebeuren en zorgt waar nodig voor duidelijke afspraken indien deze ontbreken.

Je realiseert de doelstellingen van het beleid en zet in op efficiënte en kwaliteitsvolle dienstverlening.

• Je bent verantwoordelijk voor de kwaliteitsvolle realisatie van de klantgerichte dienstverlening van team bevolking. Je hebt hierbij oog voor digitalisering, vereenvoudiging en verbetering van processen.
• Je bent het aanspreekpunt voor de organisatie, de burgers en de medewerkers bij problemen. Indien nodig kom je tussen bij conflicten met klanten en neem je een bemiddelende rol op.

Je zet je schouders onder projecten binnen je eigen team of binnen de organisatie.

• Op basis van jouw expertise, kritische analyse van werkprocessen en signalen die je oppikt uit het werkveld, suggereer je proactief verbetervoorstellen om de werking en de dienstverlening verder te optimaliseren.
• Je ondersteunt het team, de directie of de organisatie bij projecten waar jij en/of je team een meerwaarde kunnen bieden.

Je ontwikkelt je eigen expertise en dat van jouw team.

• Op basis van je kennis en expertise bouw je een duidelijk dienstverlening op. Je stelt je expertise ten dienste van je team en collega’s.
• Je volgt nauwgezet wijzigingen in wetgeving of reglementen op en voert ze door in de werking van het team en de organisatie.

Belangrijk voor deze functie:

• De dienstverlening wordt met het team in beurtrol en volgens een planning verzekerd. Tijdens de weekdagen wordt permanentie voorzien van 9u tot 17u. Op maandag is het stadhuis open tot 19u en op zaterdagvoormiddag tot 12u30 (beurtrol 1/5). Je werkt gemiddeld 38 uur per week.
• Ervaring in de materie van burgerzaken of de wetgeving is een pluspunt, maar belangrijker is de goesting om je hierin in te werken.

• Je bent in het bezit van een bachelor diploma of een diploma dat rechtstreeks toegang geeft tot niveau B (zie: Bijlage 2 | Vlaanderen.be) OF Je heb dit diploma niet maar slaagt voor een niveau- en capaciteitstest.
• EN Je beschikt over minstens 2 jaar aantoonbare relevante beroepservaring in het leiden van een team of van een project(team) (bijvoorbeeld als leidinggevende, coördinator van een project, (informeel) verantwoordelijke of aanspreekpunt voor de dagelijkse werking zoals het opmaken van de dagelijkse planning, uurroosters, personeelszaken,…).

Ervaring in de materie van team burgerzaken is een pluspunt, maar belangrijker is de goesting om je hierin in te werken.

Wat mag je van ons verwachten?

Wij voorzien een voltijds contract van onbepaalde duur op B1-B3-niveau. Wat bieden we nog meer?

• We houden rekening met relevante ervaring uit je voorbije loopbaan (maximum 18 jaar uit de privésector of als zelfstandige). Anciënniteit uit de openbare sector of onderwijs kan je onbeperkt meenemen. Heb je enkel ervaring opgedaan in de privésector of als zelfstandige, dan zal jouw brutoloon bij opstart minstens € 3148,08 en maximaal € 4713,27 bedragen, afhankelijk van het aantal jaar relevante beroepservaring. De volledige loonschalen kan je hier raadplegen.
• Een mooi verlofpakket (33 tot 35 dagen) en een flexibel uurrooster.
• Een aantrekkelijke eindejaarspremie.
• Maaltijdcheques (€7,50).
• Een mobiliteitsplan op maat met fietsvergoeding (€0,36 per km), gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, de kans om voordelig te fietsen via ons fietsleaseprogramma en een gratis abonnement voor Mobit deelfietsen.
• Een gratis hospitalisatieverzekering met gunsttarief voor je partner en kinderen en een groepsverzekering (tweede pensioenpijler) die voor je toekomst zorgt.
• Gratis aansluiting bij GSD-V.
• Een coachingstraject voor leidinggevenden.
• Een fijne werkomgeving waar welzijn en werkgeluk voorop staan met ontwikkelingskansen en personeelsactiviteiten.

Hoe verloopt de selectieprocedure?

Screening CV

Aan de hand van bovenstaande toelatingsvoorwaarden gaan we na of je al dan niet kan deelnemen aan deze selectieprocedure. Daarnaast maken we een preselectie op basis van je relevante ervaring en motivatie. Dit gebeurt op basis van je CV, motivatiebrief en het kandidatenformulier dat je bij registratie invult. Besteed hier dus voldoende aandacht aan bij het indienen van je kandidatuur.

Geselecteerde kandidaten die niet in het bezit zijn van een bachelor diploma (of diploma dat toegang geeft tot niveau B) worden uitgenodigd voor een door ons aangeleverde online niveau- en capaciteitstest. Deze test scoort op leervermogen, analytische denkvermogen en inzicht. Slaag je voor deze niveau- en capaciteitstest, dan word je uitgenodigd voor de selectieprocedure. Geselecteerde kandidaten die in het bezit zijn van het gevraagde diploma, worden vrijgesteld van deze niveau- en capaciteitstest.

Deel 1: Speedinterview via Microsoft Teams

Tijdens een kort digitaal gesprek (van 15 minuten) kunnen we alvast kort kennismaken. Verwacht je niet aan een klassiek sollicitatiegesprek; tijdens het speedinterview peilen we vooral naar je motivatie, je jobinzicht en jouw verwachtingen en je relevante ervaring. Kandidaten die de jury alvast op deze aspecten kunnen overtuigen, worden uitgenodigd voor deel 2. Deze ronde is eliminerend.

Timing: onder voorbehoud op 4 en/of 9 september, na afspraak

Deel 2: Gecombineerde proef (case + interview)

Nu we overtuigd zijn van je motivatie en dat de verwachtingen met betrekking tot de invulling van de functie van Coördinator ook matchen, nodigen we je graag uit voor de gecombineerde proef. Voorafgaand aan het interview krijg je een case die je ter plaatse voorbereidt. Deze opdracht wordt aansluitend voorgesteld aan de jury, aangevuld met een leidinggevend rollenspel. Verder bevragen we je inzicht in de job, competenties, ervaring, kennis en leren we je graag iets beter kennen.

Het minimale resultaat om als geslaagd beschouwd te worden voor dit selectiegedeelte en deze selectieprocedure is 60/100.

Timing: onder voorbehoud op 18 en/of 23 september, na afspraak

Wervingsreserve (of bevorderingsreserve)

Alle geslaagde kandidaten worden opgenomen in een wervingsreserve voor de functie van Coördinator centraal onthaal en burgerzaken die minstens twee jaar geldig is, met mogelijkheid tot verlenging. Hieruit wordt één kandidaat aangesteld, maar deze wervingsreserve kan ook gebruikt worden om snel te kunnen inspelen op een eventuele bijkomende nood aan personele inzet in de toekomst. We putten uit deze werfreserve voor tijdelijke invullingen (vervanging ziektes, zwangerschapsvervangingen…), maar evengoed voor permanente aanstellingen van onbepaalde duur mocht er op langere termijn zich nog een dergelijke vacature voordoen.