Administratief medewerker technische dienst

Werken bij lokaal bestuur Olen, dat is werken in een waardengedreven organisatie van ongeveer 150 medewerkers. Ieder draagt zijn steentje bij vanuit zijn expertise of beleidsdomein: groenonderhoud, mobiliteit, maatschappelijke hulpverlening, patrimonium, cultuur, sport, wegenbouw, burgerzaken, zorg, communicatie, HR,...

We mogen dan verschillende expertises hebben, wat we allemaal gemeenschappelijk hebben, zijn onze vijf organisatiewaarden.

• Zo investeren we in het goed leren kennen van onze klanten, zodat we op maat kunnen werken en waar mogelijk een extraatje kunnen doen.
• We versterken onze klanten zodat ze zelfstandig met hun uitdagingen aan de slag kunnen.
• We zoeken zoveel mogelijk samenwerking op, want samen kunnen we meer.
• We werken met de blik naar buiten en vooruit, zodat we klaar zijn voor de toekomst.

Achter elke goed onderhouden straat, elk gemeentelijk gebouw en elke werf die vooruitgaat, zit een sterke administratieve motor.

Voor ons team Technische Dienstverlening zoeken we iemand die overzicht brengt, structuur bewaakt en ervoor zorgt dat onze vakmensen kunnen doen waar zij sterk in zijn: buiten het verschil maken.

Wat ga je doen?

Je vormt een tandem met je collega-administratief medewerker en bent een vaste waarde binnen een team van doeners (groen, wegen, patrimonium…). Jij zorgt dat alles administratief klopt en vooruitgaat.

Je taken zijn gevarieerd en betekenisvol:

Eerste aanspreekpunt voor inwoners

• Je beantwoordt vragen via telefoon en mail.
• Je registreert meldingen en zorgt voor een correcte opvolging.
• Je bewaakt termijnen en communiceert helder en klantgericht.
• Je houdt de website-informatie over wegenwerken en andere thema’s up-to-date.
• Je stelt duidelijke bewonersbrieven op (bv. bij wegenwerken).

Administratieve ondersteuning van de technische werking

• Je volgt de tachograaf, tankkaarten en kilometerheffing op.
• Je staat mee in voor het sleutelbeheer van gemeentelijke gebouwen.
• Je digitaliseert en archiveert dossiers.
• Je ondersteunt planningen (bv. poetsen voertuigen, overleg openbare werken).

Financiële opvolging

• Je maakt bestelbonnen op.
• Je plaatst bestellingen.
• Je controleert en facturen en verwerkt deze correct.
• Je bewaakt mee de evolutie van de budgetten.

Ondersteuning van de medewerkers

• Je vervolledigt tijdsregistraties en volgt deze op.
• Je verzorgt de praktische voorbereidingen van opleidingen praktisch en volgt attesten op.
• Je bestelt en beheert de werkkledij en persoonlijke beschermingsmiddelen.
• Je verspreidt mee interne communicatie.
• Je ondersteunt praktisch de teamactiviteiten.

Daarnaast kijken we verder dan “gewoon uitvoeren”. We verwachten dat je processen kritisch bekijkt en kansen ziet om ze efficiënter, digitaler en klantgerichter te maken.

• Je beschikt over een goede basis administratieve vaardigheden
• Zelfstandig werken is geen probleem: je kan prioriteiten stellen en zelf je werk plannen
• Je kan werken in veranderende omstandigheden met veel ad hoc vragen én hierbij het overzicht en structuur bewaren.
• Jij voelt je als een vis in het water in een omgeving die gekenmerkt wordt door 'doeners'. Sterker nog, je bent zelf een doener: geen taak is te veel of te gek voor jou.
• Als het op digitalisering aankomt, ben jij de eerste die staat te springen. Je kan dan ook collega's een handje toesteken als ze hulp kunnen gebruiken op digitaal vlak.
• Je hebt een sterke affiniteit met de technische sector en bent in het bezit van minstens een diploma secundair onderwijs.

• Een voltijds (38u), vast contract
• Loonschaal C1-C3
  • Min. € 2.444 en max. € 4.112 bruto per maand (0j versus 25j relevante ervaring)
  • Relevante ervaring wordt meegenomen
  • Geen loonsonderhandeling nodig: je loon stijgt om de 2 jaar, bovenop de indexering
  • Vraag gerust een loonsimulatie
• Interessante werkuren en verlofregeling die bijdragen aan een evenwichtige werk-privé balans
• Een jaarlijks personeelsfeest, sportdag, vakantiedrinks en teambuilding
• Maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, tweede pensioenpijler, fietslease en fietsvergoeding

• 22/03: deadline om te solliciteren
• 23/03: CV-screening en versturen online testen
• 25/03: deadline invullen online testen
• 03/04: sollicitatiegesprek

Wij selecteren kandidaten op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst, handicap, seksuele oriëntatie, geloof of levensbeschouwing.

Heb je nood aan redelijke aanpassingen tijdens de selectieprocedure? Laat het ons weten bij je kandidatuur, zodat we hier rekening mee kunnen houden.