Allround medewerker ondersteuning vergadercentrum

Wil jij meewerken aan een vlot en professioneel verloop van vergaderingen en evenementen in het provinciehuis van Vlaams-Brabant? Heb je een passie voor techniek, onthaal én hou je van een afwisselende job met veel contacten? Dan is deze functie iets voor jou. Als allround medewerker ondersteuning vergadercentrum zorg jij ervoor dat zalen, apparatuur en dienstverlening tiptop in orde zijn. Lees snel verder en ontdek jouw nieuwe uitdaging.

Provincie Vlaams-Brabant

Wat houdt de job in?

Technische ondersteuning en zaalbeheer

• Jij ondersteunt interne en externe gebruikers bij het gebruik van zalen, audio- en multimedia‑apparatuur en hybride vergadertechnologie.
• Jij biedt eerstelijnshulp bij courante technische problemen en grijpt snel in waar nodig.
• Jij signaleert defecten, storingen of risico’s tijdig aan de bevoegde dienst wanneer je ze niet zelf kan oplossen.
• Jij zorgt voor een correcte opstelling en gebruiksklaarheid van zalen, materialen en technische voorzieningen.
• Jij ziet toe op de naleving van veiligheidsvoorschriften, interne procedures en praktische afspraken binnen de dagelijkse werking.

Organisatie en ondersteuning van evenementen

• Jij werkt mee aan de voorbereiding, praktische organisatie en technische ondersteuning van vergaderingen en evenementen.
• Jij zorgt dat alles vlot verloopt en speelt flexibel in op last-minute wijzigingen of dringende vragen.
• Jij detecteert terugkerende knelpunten en formuleert verbetervoorstellen voor de werking van het vergadercentrum.

Onthaal en klantgerichte dienstverlening

• Jij onthaalt bezoekers, gebruikers en leveranciers en informeert hen correct over zalen, reservaties en praktische afspraken.
• Jij beantwoordt vragen via telefoon, mail of in persoon en verwijst gericht door wanneer nodig.
• Jij werkt nauw samen met collega’s, leveranciers en ondersteunende diensten om een kwalitatieve service te garanderen.

Administratie en opvolging

• Jij volgt reservaties, aanvragen en meldingen nauwkeurig op en zorgt voor een tijdige administratieve afhandeling.
• Jij ondersteunt bij het beheer van materiaal, voorraden en bestellingen en signaleert tekorten of onderhoudsnoden.
• Jij draagt bij aan rapportering en administratieve opvolging.
• Jij organiseert je werk gestructureerd, bewaakt prioriteiten en blijft ook onder druk overzicht bewaren.

Occasioneel avond- en weekendwerk maakt deel uit van deze functie.

Heb je nog vragen over het takenpakket, het team of een andere inhoudelijke vraag? Aarzel dan niet om contact op te nemen met de leidinggevende onderaan de vacaturetekst.

Wat verwachten we van jou?

• Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs of een gelijkgesteld diploma (of bent deze aan het behalen).
• Dankzij je flexibiliteit ondersteun je ook af en toe vergaderingen of evenementen buiten de reguliere kantooruren, bijvoorbeeld ’s avonds of in het weekend
• Werk je al bij de provincie Vlaams-Brabant? Bekijk dan of je voldoet aan de voorwaarden voor bevordering via intranet.

In ruil krijg jij:

• Voltijds contract van onbepaalde duur waarbij je start in salarisschaal C1.
• Voor deze vacature leggen we een contractuele en statutaire wervingsreserve aan (2 jaar geldig). Deze kan ook worden ingezet voor de invulling van gelijkaardige functies. De aanstellende overheid beslist of hiervan gebruik wordt gemaakt. In dat geval kan een bijkomend selectiegesprek of een extra proef georganiseerd worden.
• Bruto maandloon dat bij aanvang ligt tussen € 2.444,31 en € 3.959,60 (index 2,1647). Liever meer details? Maak je eigen loonsimulatie op onze website (kies bij de simulatie voor loonschaal C1)
• 9 extra's die jij krijgt als nieuwe collega
• Fijne werkplek in het provinciehuis, Provincieplein 1, 3010 Leuven.

Hoe verloopt jouw sollicitatieprocedure?

1. Solliciteer ten laatste 6 september 2026 via de sollicitatieknop. Laad zeker je motivatiebrief, cv en je hoogst behaalde diploma op in het Nederlands.
   • Heb je een anderstalig of buitenlands diploma? Neem dan een kijkje bij de taal- en diplomavoorwaarden op onze website.
   • Ondervind je problemen met je sollicitatie? Neem dan contact op met CVWarehouse via andidate.support.recruit@bcs-hr.com">support.recruit@bcs-hr.com
   • Heb je niet het juiste diploma op zak? Dan kan je niet deelnemen aan de verdere sollicitatieprocedure.
2. De selectie start met een screening van je cv en je motivatie voor de functie. Let op: bezorg je cv en motivatie in het Nederlands! Dit onderdeel is eliminerend. We beoordelen jouw motivatiebrief en cv op volgende criteria (dus zorg ervoor dat er voldoende info instaat):
   • Motivatie
   • Ervaring
   • Opleiding
     
3. Ben je geslaagd voor de cv-screening en behoor je tot de 12 beste kandidaten? Dan krijg je in jouw resultatenmail een uitnodiging voor het selectiegesprek met praktisch onderdeel op 14 of 16 september 2026 in het provinciehuis (Provincieplein 1, 3010 Leuven).

Noteer bovenstaande data alvast in jouw agenda! Indien een van de 12 best scorende kandidaten tijdens het selectieproces afhaakt, kan de eerstvolgende best scorende kandidaat uitgenodigd worden. Dit kan ook wanneer je initieel geen uitnodiging ontving. Er worden geen bijkomende selectiedagen georganiseerd.

Geslaagd voor het hele selectieproces? Proficiat! We hopen je snel te verwelkomen als nieuwe collega!

Nog vragen?

• Over de jobinhoud: Karen Vanmeerbeek, Deskundige Promotie en Ontvangst, karen.vanmeerbeek@vlaamsbrabant.be, 016 26 73 80

• Over de selectieprocedure:
  • Raadpleeg de rubriek 'Werken bij de provincie' op www.vlaamsbrabant.be
  • Sharon Vanhaelen, medewerker werving en selectie - vacatures@vlaamsbrabant.be - 016 26 77 34

• Over technische problemen tijdens je sollicitatie:
  • Contacteer CVWarehouse via andidate.support.recruit@bcs-hr.com">candidate.support.recruit@bcs-hr.com

Veel succes en graag tot binnenkort!