Officemanager
Je staat mee in voor de uitbouw van een professioneel en klantgericht onthaal, waar de klant centraal staat. Je zorgt voor de administratieve ondersteuning van de directie en het personeel, en zorgt voor continuïteit in de administratie.
Toelichting
Ben jij gedreven om bij te dragen aan een professioneel en klantgericht onthaal waar de klant altijd centraal staat?
Als administratieve spil zorg je voor een vlotte ondersteuning van de directie en het personeel, en waarborg je continuïteit in de administratieve processen.
- Sta in voor het telefonisch onthaal en de ontvangst van bezoekers, de organisatorische en logistieke vergaderingen of studiedagen
- Ondersteun onze verschillende afdelingen
- Handel diverse administratieve taken af
Kortom, word de betrouwbare draaischijf in de organisatie!
Organisatie
Veneco is een intergemeentelijk samenwerkingsverband van 21 gemeenten rond Gent, vooral actief op het vlak van ontwikkeling van bedrijventerreinen, stedenbouw, projecten van kernversterking en streekontwikkeling. Veneco faciliteert intergemeentelijke samenwerking en werkt op regioniveau.
Functieinhoud
- Je staat in voor het telefonisch onthaal en de ontvangst van bezoekers.
- Je regelt en coördineert organisatorische en logistieke zaken voor vergaderingen of studiedagen.
- Je staat in voor logistieke voorzieningen die verband houden met het functioneren van Veneco.
- Je staat in voor de opvolging en het up to date houden van het CRM-systeem.
- Je registreert, sorteert en frankeert briefwisseling. - Je indexeert, klasseert en archiveert documenten.
- Je zorgt voor ondersteuning op maat van de verschillende afdelingen.
- Je staat in voor de administratieve afhandeling van de meest diverse taken die u door alle personeelsleden kunnen worden toevertrouwd.
- Je werkt documenten verder af en verzorgt de lay-out.
- Samenwerking en teamspirit is voor jou belangrijk. Je bouwt een professionele werkrelatie op met je collega’s en informeert hen op de meest adequate wijze.
Functieprofiel
- Je beschikt over een bachelor Management Assistant of Officemanagement of gelijkwaardig door ervaring.
- Goede kennis Powerpoint, Excel, Outlook, Word.
- Je hebt kennis van de werking van lokale besturen.
Aanbod
- Een gevarieerde en boeiende uitdaging binnen een intergemeentelijke vereniging in expansie.
- Een aangename werksfeer in een jong en dynamisch team.
- Een bediendencontract voor onbepaalde duur.
- Verloning volgens weddeschaal B1.
- Een competitief verloningspakket met diverse extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, sport- en cultuurcheques en ecocheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, GSM, een hedendaags mobiliteitsaanbod met fietsvergoeding voor woon-werkverkeer, tussenkomst in de kosten van het openbaar vervoer voor woon-werkverkeer en mogelijkheid om in te stappen in een fietsleasingsysteem één jaar na indiensttreding.
-Aantrekkelijke verlofregeling.
Selectieprocedure
Een eerste selectie gebeurt op basis van het curriculum vitae en de motivatiebrief van de kandidaat.
Geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor een schriftelijke en mondelinge proef. Deze gaat door op 2 september (voormiddag). Bij deze proef wordt de kennis en motivatie van de kandidaten getoetst aan het verwachte takenpakket en het functieprofiel. De kandidaten moeten zowel voor de mondelinge als de schriftelijke proef slagen, beide delen zijn evenwaardig.
Daarna worden de weerhouden kandidaten uitgenodigd voor inhoudelijke en psychotechnische proeven via een extern bureau. Dit assessment gaat door op 11 september 2025. Uit de rangschikking van de geslaagde kandidaten stelt de Raad van Bestuur van Veneco de kandidaat aan in de functie.