Office manager

Port of Antwerp-Bruges heeft een belangrijke rol in de dagelijkse werking van de haven. Zo'n 1 800 medewerkers werken dag en nacht aan een klantgerichte dienstverlening, een optimale infrastructuur, innovatieve projecten en de promotie van de haven in binnen-en buitenland. Zij zetten zich samen in om de rol van Port of Antwerp-Bruges als duurzame wereldhaven te verstevigen. Onze missie? Port of Antwerp-Bruges, thuishaven als hefboom voor een duurzame toekomst.

Jouw uitdaging

Als office manager ben je een onmisbare schakel in de werkprocessen van HR. Je coördineert en organiseert de dagelijkse werkzaamheden en je zorgt ervoor dat alle zaken professioneel en vlot verlopen. Als aanspreekpunt voor de Chief HR Officer en het Extended Leadership Team (ELT) van HR ondersteun je hen in hun werking. Je behoudt het overzicht op de verschillende processen en bewaakt de kwaliteit van het werk. Je verricht administratieve en ondersteunende taken. Daarbij kan je rekenen op de steun van een team van administratieve experten (in Antwerpen en Zeebrugge) dat door jou wordt aangestuurd.

Je houdt bij je activiteiten steeds rekening met de jou toegekende middelen en je rapporteert aan de CHRO en het ELT van HR.

Je takenpakket als office manager

• Je organiseert de administratieve activiteiten binnen HR en verzekert een efficiënte en correcte HR-werking. Je houdt hierbij rekening met de beschikbare resources en deadlines
• Je zorgt voor een optimale informatie- en kennisdoorstroom naar collega’s en klanten
• Waar nodig bied je de CHRO en ELT van HR ondersteuning door voorbereidend beleidsmatig werk en coördinatie binnen de projecten of recurrente processen. Je neemt ook zelf (kleinere) projecten op als projectleider
• Je kijkt kritisch naar bestaande werkwijzen en je optimaliseert de administratieve dienstverlening
• Je garandeert een efficiënte werking van je team, je motiveert hen en bewaakt de kwaliteit van het afgeleverde werk
• Je stimuleert de persoonlijke ontwikkeling van je medewerkers. Je evalueert hun prestaties en geeft hen permanente feedback
• Je stemt de verschillende activiteiten op elkaar af, bepaalt de prioriteiten en ziet toe op de correcte uitvoering van de procedures

• Je bent in het bezit van een bachelor diploma of je bent gelijkwaardig door ervaring
• Je hebt 3 tot 5 jaar relevante ervaring in een soortgelijke functie en beschikt over de nodige people management skills
• Je capteert snel en communiceert vlot in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk
• Je bent administratief sterk en werkt nauwgezet met oog voor detail en kwaliteit
• Je bent hands-on, werkt planmatig en projectmatig om gestelde deadlines en doelstellingen te halen
• Je kan autonoom binnen een kader je prioriteiten bepalen en bent een geboren teamplayer die graag over de afdelingen heen werkt
• Je bent klantgericht, oplossings- en veranderingsgericht
• Durf, eenvoud en verbinding, zijn waarden waarin jij je helemaal kan vinden

Je kan rekenen op een gevarieerde job met stimulerende verantwoordelijkheden en plaats voor nieuwe initiatieven. Verder bieden we jou een aantrekkelijk loonpakket met onder andere maaltijdcheques, extralegaal pensioen, hospitalisatieverzekering, mobiliteitsvergoeding en invaliditeitsverzekering. Onze regelmatige fietsers krijgen een kwalitatieve bedrijfsfiets aangeboden, inclusief fietsonderhoud en -pechverhelping.

Aan de functie office manager is de weddeschaal klasse 7 verbonden. Hier vind je het overzicht van de loonbarema's per klasse.

Meer informatie over het selectieproces en onze waarden vind je op onze jobsite.

Hier vind je de competentiematrix met de vereiste competenties voor deze functie. 

Bij interesse voor deze functie mag je ons je CV en motivatiebrief bezorgen voor afsluiting van deze openverklaring.

Port of Antwerp-Bruges gelooft in de passie en het talent van haar medewerkers en streeft daarbij naar gelijke kansen.

Uiterste inschrijvingsdatum: 05/10/2022