Administratief medewerker technische dienst
De administratief medewerker ondersteunt de organisatie en de afdeling infrastructuur op administratief vlak met de nadruk op de technische dienst openbare werken. Je verzorgt de dienstverlening (aan de balie, telefonisch en digitaal) naar de diverse actoren toe en kan hen op een correcte en klantvriendelijke manier begeleiden bij de afhandeling van administratieve formaliteiten.
Je staat in voor een open interne en externe communicatie met oog op een goede communicatiestroom naar de burger, medewerkers, de leidinggevende, het afdelingshoofd, de algemeen directeur, de collega’s van andere diensten en het bestuur. Je zorgt dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren.
Toelichting
Lokaal bestuur Meulebeke gaat over tot de aanwerving van een tijdelijk voltijds contractueel administratief medewerker op niveau C (C1–C2–C3) voor de duurtijd van 1 jaar.
Organisatie
Het lokaal bestuur Meulebeke legt de lat hoog met gezonde ambities op alle domeinen. Samen werken we aan een vooruitstrevend beleid om onze ruim 11.000 inwoners een kwalitatieve en optimale dienstverlening te garanderen. Meulebeke wil een bruisende gemeente in beweging blijven, waar men zich kan ontwikkelen en waar jong en oud zorg dragen voor elkaar en zich thuis voelen in een veilig, groen en ondernemend kader. We willen vooral investeren in het belang van de mens in de brede zin. Met een sterk sociaal geëngageerde samenleving waar we alleen gelukkige mensen willen zien.
Om dit waar te maken geldt volgende missie:
“In het landelijke en bruisende Meulebeke is het voor haar inwoners aangenaam samenleven in een veilige, nette en zorgende gemeente in beweging, met de landbouw en het lokaal ondernemerschap als hefboom en met respect en zorg voor alle burgers van alle rangen en alle leeftijden.”
In het beleid van het lokaal bestuur Meulebeke vormen volgende principes de leidraad: klantgerichtheid, engagement, respect, loyauteit en integriteit.
Functieinhoud
4.1 Administratie
Doel Je bent verantwoordelijk voor het uitvoeren van de administratieve handelingen ter ondersteuning van de dienst infrastructuur, met de nadruk op de technische dienst – openbare werken.
Operationeel
❖ Je voert de administratieve taken zelfstandig in opdracht van de leidinggevende uit.
❖ Je staat in voor de voorbereiding, opvolging en/of het afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen.
❖ Je stelt ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen op en garandeert een vlotte afhandeling ervan.
❖ Je start zaken tijdig op en zorgt voor de zorgvuldige toepassing van diverse administratieve procedures.
❖ Je schrijft uitgaande brieven, verslagen en nota’s.
❖ Je staat in voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren.
❖ Je maakt bestelbonnen op met aandacht voor het budget
4.2 Onthaal (balie, telefonisch, digitaalà
Doel Je verzorgt dienstverlening (aan de balie, telefonisch en digitaal) naar de diverse actoren toe en kan hen op een correcte en klantvriendelijke manier begeleiden bij de afhandeling van administratieve formaliteiten.
Operationeel
❖ Je zorgt voor een correcte uitvoering van de vooropgestelde processen en regels.
❖ Je staat in voor de algemene adviesverlening en informatievoorziening over ons aanbod.
❖ Je staat diverse bezoekers klantvriendelijk te woord en je verschaft hen de juiste informatie.
❖ Je registreert meldingen, klachten, inschrijvingen, afspraken of vragen van burgers.
❖ Je verwerkt e-formulieren. ❖ Je verwijst door naar de juiste interne of externe dienst
4.3. Ondersteuning afdeling ruimte
Doel Je biedt ondersteuning op de dienst openbare werken en dit met het oog op een optimale dienstverlening en een vlotte werking van het lokaal bestuur.
Operationeel
❖ Je waakt mee over de eenheid in werking en de kwaliteit van de organisatie.
❖ Je staat open voor vragen van collega's.
❖ Je ondersteunt collega’s bij afwezigheid of tijdelijke werktoename.
❖ Je durft problemen aan te brengen en zet je schouders onder het uitwerken van oplossingen.
❖ Je staat in voor de verwerking van werkopdrachten. Dit betekent dat je de opdrachten en meldingen importeert, verwerkt en archiveert of indien nodig een bijkomende opdracht genereert in samenspraak met de ploegbaas openbare werken, ploegbaas van groen en patrimonium. ❖ Je behandelt de aanvragen voor inname van het openbaar domein (naar aanleiding van verhuizing, werken aan een woning, wegwerkzaamheden, …).
❖ Je staat in voor de opmaak van tijdelijke verkeersreglementen naar aanleiding van wielerwedstrijden en allerhande evenementen en agendeert deze voor het college van burgemeester en schepenen.
❖ Je bereidt collegedossiers voor die verband houden met de uitvoering van openbare werken (bijv. vorderingsstaten, meerwerken, erelonen, …) en staat in voor de afhandeling ervan. Deze afhandeling gaat van het digitaal klasseren tot het op de hoogte brengen van collega’s en externen van het besluit van het college.
4.4 Exteren communicatie
Doel: Je staat in voor een open externe communicatie met oog op een goede communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden.
Operationeel
❖ Je garandeert een vlot contact met de burger.
❖ Je staat in voor de telefonische en schriftelijke contacten en handelt deze op een efficiënte en professionele manier af.
❖ Je onderhoudt bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden…).
❖ Je vertegenwoordigt de organisatie in diverse opleidingen, evenementen, werkgroepen…
4.5 Interne communicatie
Doel: Je staat in voor een open interne communicatie naar medewerkers, de leidinggevende, het afdelingshoofd, de algemeen directeur, de collega’s van andere diensten en het bestuur. Je zorgt dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren.
Operationeel
❖ Je neemt actief deel aan intern overleg binnen de dienst/afdeling.
❖ Je informeert jouw leidinggevende over de projecten en zaken waar je mee bezig bent.
❖ Je overlegt en zorgt voor informatie-uitwisseling met andere afdelingen/diensten.
❖ Je werkt mee aan een optimaal interne communicatie binnen de organisatie.
❖ Je past het intern communicatieplan en de huisstijl van Meulebeke toe.
Functieprofiel
WAT ZOEKEN WIJ IN JOU?
Voor deze job zoeken we iemand met administratieve skills die graag gestructureerd en nauwkeurig werkt en taken nauwgezet opvolgt. Je bent sociaalvoelend, beschikt over een luisterend oor en empathische houding en kan discreet omgaan met de informatie die je verwerft. Je werkt vlot met PC en verschillende programma’s Je bent communicatief, zowel mondeling als schriftelijk en werkt goed samen in teamverband.
Deze functie vereist het bezit van een diploma dat toegang geeft tot niveau C.
Aanbod
- Een voltijds contract bepaalde duur van 1 jaar in een bruisende gemeente in beweging. Lokaal bestuur Meulebeke bevindt zich in een lopend fusietraject met lokaal bestuur Tielt.
- Verloning volgens schaal C1-C2-C3
- Maaltijdcheques (maximumbedrag), ecocheques (200 euro per jaar voltijdse tewerkstelling), fietsvergoeding (maximumbedrag) en vergoeding voor verplaatsing met de trein
- 30 vakantiedagen
- Vakantiegeld in mei en eindejaarstoelage in december
- Overname anciënniteit (onbeperkt uit de overheid en relevante ervaring uit de privésector of als zelfstandige tot maximum 6 jaar)
- Ruime opleidingsmogelijkheden
- De kans om mee te bouwen aan een organisatie met grote maatschappelijke meerwaarde
Selectieprocedure
De selectieprocedure bestaat uit een gestructureerd sollicitatiegesprek die doorgaat op dinsdag 24/09/2024 in de voormiddag.
De leden van de selectiecommissie zijn:
Ann Messelier: Afdelingshoofd Ruimte lokaal bestuur Meulebeke
Iris De Praetere: Medewerker HR