Hoe pak je telewerken best aan?
In de coronacrisis zijn we van de ene op de andere dag volledig gaan telewerken. Voor een doordacht beleid was er weinig tijd of ruimte. Toch is het goed om een uitgeschreven telewerkbeleid op te stellen met een aantal algemene afspraken en verwachtingen. Een telewerkbeleid op maat van de onderneming en de verschillende groepen van medewerkers.
Een doordacht telewerkbeleid
Hoe een telewerkbeleid er precies uit ziet verschilt van de ene onderneming tot de andere. Hoe het telewerken het beste past in de organisatie, hangt immers af van het type onderneming, de interne organisatie, de aard van het werk en de bedrijfscultuur. Soms kunnen telewerkers hun dagen tot op zekere hoogte vrij invullen, Soms is men meer gebonden aan vaste uren waarop men beschikbaar moet zijn of waarop bepaalde taken moeten worden verricht.
Occasioneel of structureel telewerk
Voor het uitwerken van een telewerkbeleid is de wetgeving een belangrijke leidraad. Er wordt een verschil gemaakt tussen occasioneel telewerk en structureel telewerk. Telewerk is occasioneel als het af en toe gebeurt, zonder regelmaat. Het is structureel als het vaak en regelmatig gebeurt. Bij occasioneel telewerk zijn de formaliteiten beperkt, bij structureel telewerk is er een reeks rechten en plichten.
In overleg met je medewerkers
Bij het opstellen van het telewerkbeleid is het van belang om de werknemers of syndicale vertegenwoordiging te betrekken. Je kan dat doen via een bevraging of gesprekken. Je kan een stuurgroep oprichten waarin alle betrokken functies vertegenwoordigd zijn en met hen je policy uittekenen. Zet het thema op de agenda van het sociaal overleg. Bespreek de impact op de organisatie van het werk en heb aandacht voor het welzijn en ergonomie van de telewerkers.
Afspraken over werktijd en bereikbaarheid
Vooral over de werktijd en de bereikbaarheid van medewerkers worden best goede afspraken gemaakt. Het is belangrijk, ook voor de collega’s op kantoor, dat het duidelijk is in welke mate telewerkers bereikbaar moeten zijn. Wanneer dat afgesproken kader er niet is, ontwikkelt zich in de praktijk al snel een informeel en onduidelijk geheel van verwachtingen. Dat leidt soms tot langere werkdagen met problemen zoals meer werkstress en een minder goede werk-privébalans tot gevolg.
Waarvoor kom je naar kantoor?
Bij het uitwerken van je telewerkpolicy is het goed om stil te staan bij de vraag: welke delen van het werk doen we op kantoor en wat doen we thuis. Door deze vraag te stellen ga je nadenken over de taakinvulling en over hoe medewerkers kunnen/moeten samenwerken.
Keep it simple
Hoewel er belangrijke afspraken in worden vastgelegd kan een telewerkbeleid op papier best vrij kort zijn en zich beperken tot een aantal algemene regels. Voor welke functies is telewerken mogelijk, wie beslist of telewerken kan en wanneer moeten medewerkers aanwezig zijn. Een van de punten waarover je moet beslissen is bijvoorbeeld wat je doet met vergaderingen. Gaat telewerken voor op een vergadering? Kan men altijd kiezen om in te bellen, al dan niet via video, in plaats van fysiek aanwezig te zijn? Het is niet nodig procedures te bepalen voor elke mogelijke situatie. De kerngedachte van telewerken is autonomie en vertrouwen en dat moet duidelijk uit de policy blijken.
Op basis van de ervaringen in de lockdown periode is het ook aan te raden een plan voor een volledige thuiswerksituatie op te stellen.
Laat je ondersteunen
Bedrijven kunnen instrumenten zoals de werkbaarheidscheque en het DRIVE-programma van ESF Vlaanderen gebruiken bij het uitwerken of aanpassen van hun telewerkbeleid. Met een werkbaarheidscheque kan je expertise inkopen tot 10.000 €. Via Drive kan je gratis beroep doen op een consultant uit een pool. Kan je gebruik maken van deze ondersteuningsmaatregelen? Check hier
Hoeveel dagen telewerken?
In het wetenschappelijk onderzoek is er een consensus dat een beperkt aantal dagen vooral voordelen biedt voor zowel de organisatie als de telewerker, terwijl een teveel aantal dagen vooral nadelen oplevert.
Een omgekeerde U
De OESO stelt het voor als een omgekeerde U. Het punt waarop de nadelen doorwegen, ligt op meer dan twee dagen per week. Bij meer dan twee dagen per week wordt de sociale afstand tot het werk te groot en ontstaan er werkbaarheidsrisico’s: werkstress kan toenemen en de werk-privébalans komt onder hogere druk te staan.
In het onderzoek van Eurofound ‘Telework and ICT-based mobile work: Flexible working in the digital age zien we dat wie occasioneel telewerkt, of in beperkte mate bereikbaar is, weinig of geen negatieve effecten ondervindt. Telewerkers die occasioneel telewerken ondervinden beduidend minder nadelen dan telewerkers die intensief telewerken.
Hou rekening met de aard van het werk
Wat het optimaal aantal dagen is, kan verschillen per onderneming of organisatie, afhankelijk van de aard van het werk en de cultuur. Zo zijn sommige ondernemingen gericht op nauwe samenwerking en uitwisseling, en zijn in andere ondernemingen de werknemers vaak op verplaatsing en gebeurt de interactie sowieso op een andere manier.
Bij het bepalen van het aantal dagen telewerken, is het ook belangrijk om er rekening mee te houden dat medewerkers ook om andere redenen dan telewerk niet op kantoor zijn. Sommige ondernemingen of organisaties vertrekken daarom van de omgekeerde redenering waarbij men een minimum aantal dagen op kantoor als streefdoel of richtlijn vooropstelt.
Zorgt telewerken voor ongewenste verschillen?
De kans dat er verschillende groepen ontstaan, is reëel. Medewerkers hebben nu eenmaal verschillende noden en/of verwachtingen wat betreft hun werkplek. Het is belangrijk dat je dit goed in beeld krijgt en meeneemt in je telewerkbeleid.
Vrijwilligheid is de basis
Niet iedereen kan of wil evenveel telewerken. Niet iedereen heeft thuis een rustige werkplaats. Ook technische beperkingen, zoals een trage internetverbinding, kunnen telewerken bemoeilijken. Mensen met kinderen hebben het lastiger om de werk-privébalans in evenwicht te houden, ook bij telewerk. De vrijwilligheid van telewerk is belangrijk: wie dat wil of voor wie dat beter is, moet zonder enige druk altijd op kantoor kunnen werken.
Aandacht voor kwetsbare groepen
Werknemers die op kantoor zijn, zijn sterker aanwezig in het sociale netwerk van de onderneming. Dat kan er voor zorgen dat ze meer kansen zien of krijgen. Anderzijds kan het voor medewerkers die de zorg voor kinderen combineren met werk een mogelijkheid zijn om toch voltijds aan de slag te blijven. Het is van belang om, ook op bedrijfsniveau, in het oog te houden dat -ongewild of onbewust- bepaalde groepen niet benadeeld worden en om, waar nodig, kwetsbare groepen ondersteuning te bieden.
Starters en telewerken
Voor werknemers die starten in een onderneming of organisatie kan het moeilijk zijn om snel voeling te krijgen met de organisatie als veel van de naaste collega’s telewerken. Je kan een peter of meter aanstellen om de starter te begeleiden. Werk een werkschema uit waardoor er voldoende collega’s en leidinggevenden samen met de starter aanwezig zijn op de werkvloer.