/_images_upload/_tn_5d309c8df10cbe74.jpg
Werken bij de overheid

Sector van ons allen

/_images_upload/_tn_883d17652d2b5d6c.jpg
Je loopbaan bij de overheid

Start hier

/_images_upload/_tn_f18c23f3afdf5e5e.jpg
Werken voor een betere samenleving
Snel zoeken

Afdelingshoofd mens

Nieuw

Organisatie

De afdeling bestaat uit volgende diensten: het Sociaal Huis, de dienst Gelijke Kansen en de dienst Burgerzaken.

Het Sociaal Huis wordt in de toekomst het eerste aanspreekpunt voor alle welzijnsthema’s en zal laagdrempelig werken voor alle inwoners. Het omvat de individuele maatschappelijke hulpverlening en een beleidsondersteunende cel die projecten opzet, in samenwerking met verschillende partners.

De dienst Gelijke Kansen neemt verschillende initiatieven om gelijke kansen te bevorderen. Dit gebeurt door de kansen in het onderwijs te versterken, een taalbeleid uit te rollen en werk te maken van een diversiteitsbeleid. Deze initiatieven dragen bij aan de maatschappelijke integratie van kansengroepen en minderheden en bevorderen de sociale cohesie.

De dienst Burgerzaken zorgt voor alle documenten en administratieve zaken die belangrijk zijn in het leven van elke burger: identiteitsdocumenten, adreswijzigingen, rijbewijzen, …

Je maakt deel uit van het managementteam en vertaalt de organisatiedoelstellingen naar je eigen afdeling. Je ontwikkelt een visie en beleid rond sociale zaken en weet je drie diensthoofden, en medewerkers te begeleiden en te ondersteunen in hun werking.

Functieinhoud

Als afdelingshoofd sta je in voor het leiden, coördineren en coachen van de afdeling Mens. Deze afdeling organiseert de individuele dienst- en hulpverlening voor de burgers van Vilvoorde.

  1. TAAKOMSCHRIJVING

Plannen, organiseren, coördineren en opvolgen van de activiteiten binnen de afdeling Mens en actief mee participeren aan het

globaal management van de organisatie.

Verantwoordelijkheidsgebieden

  1. Zorgen voor de vertaling van lange-termijn-objectieven in doelstellingen voor de eigen afdeling.

Voorbeelden activiteiten

– Participeren aan het opstellen van het meerjarig beleidsprogramma van organisatie, met specifieke eindverantwoordelijkheid voor de eindredactie van de onderdelen die betrekking hebben op de beleidsdomeinen van de afdeling.

– Formuleren van strategische doelstellingen, in overleg met de diensten en vertrekkend vanuit het meerjarig beleidsprogramma.

– Ondersteunen van de diensten van de afdeling bij het opstellen van de jaarlijkse concrete

doelstellingen in het kader van een beleidscyclus opgelegd door de hogere overheid en/of de

stedelijke beleidscyclus.

– Ondersteunen van de diensten van de afdeling bij het doorlopen van de jaarlijkse beleidscyclus conform de vastgestelde richtlijnen met bijzonder aandacht voor de opmaak van het budget.

– Opvolgen, bijsturen en evalueren van de realisatie van de concrete en strategische doelstellingen binnen de afdeling.

  1. Plannen, organiseren, coördineren en opvolgen van de werking van de afdeling.

Voorbeelden activiteiten

– Bevorderen van de onderlinge samenwerking tussen de diensten binnen de afdeling.

– Detecteren van raakvlakken en verbanden in de werking en doelstellingen van de verschillend

diensten van de afdeling en onderlinge afstemming bewerkstelligen.

– Toewijzen van bepaalde dossiers, projecten, bijzondere taken.

– Aansturen en/of coördineren van dienstoverschrijdende projecten.

– Organiseren van informatie-, kennis- en ervaringsuitwisseling tussen de diensten van de afdeling.

– Voeren van de dagdagelijkse personeelsadministratie ten aanzien van de hoofden van de diensten van de afdeling (overurenregistratie, verlofaanvragen, ziektemeldingen, boekingsaanvragen,…).

– Zorg dragen voor optimale interne communicatie- en informatievoorziening.

  1. Leiden van de sector en zorgen voor de efficiënte inzet van de medewerkers.

Voorbeelden activiteiten

– Opvolgen van de hoofden van de diensten van de afdeling inzake de uitvoering van de hen

toegewezen opdrachten.

– Opvolgen en ondersteunen van de hoofden van de diensten van de afdeling in het permanente

streven naar efficiëntieverhoging van de eigen werking.

– Opvolgen en ondersteunen van de hoofden van de diensten van de afdeling bij de realisatie van doelstellingen uit het jaarplan.

– Aansturen van de hoofden van de diensten van de afdeling inzake de juiste inzet van personele middelen binnen hun dienst.

– Begeleiden van de hoofden van de diensten van de afdeling bij de verwerking en afhandeling van complexere dossiers.

– Uittekenen van een aangepast ontwikkelingsparcours voor elk individueel hoofd van de dienst

(detecteren vormingsbehoeften in functie van persoonlijke ontwikkeling en/of ten behoeve van de werking van de dienst, bespreken van vormingsbehoeften met vormingsambtenaar, motiveren in het volgen van vorming, toezien op de integratie van de gevolgde vorming in de werkzaamheden van de individuele medewerker en/of de werking van de dienst).

– Opmaken van de planningen en evaluaties en voeren van de erbij horende gesprekken binnen de voorziene timing.

– Houden van opvolgingsgesprekken op regelmatige basis (minstens 8-wekelijks) met alle

diensthoofden van de afdeling voor de opvolging van de diensten. Er wordt gewerkt met een

uniforme agenda. Aan de hand van het verslag worden de gemaakte afspraken opgevolgd en

teruggekoppeld naar de algemeen directeur.

  1. Nemen van alle nodige maatregelen en initiatieven die bijdragen tot een kwaliteitsvolle dienstverlening.

Voorbeelden activiteiten

– Bewaken van de naleving van interne regels, normen en procedures.

– Opvolgen van het KlantenServiceManagement van de organisatie binnen de afdeling (toepassen van achterliggende visie, bewaken toepassen procedures, controle op gebruik van het softwarepakket).

– Aftoetsen van de dienstverlening van de diensten van de afdeling aan de gestelde kwaliteitsnormen.

– Ondersteunen van het procesmanagement bij de diensten van de afdeling.

– Voeren van het procesmanagement inzake procedures die de afdeling of de organisatie als geheel aanbelangen (detecteren van processen, uitschrijven van processen volgens vastgelegde normen, toezien op de correcte uitvoering van de vastgelegde processen, continu verbeteren van de processen binnen de eigen dienst en/of waarvoor men eindverantwoordelijkheid draagt,…)

– Behandelen van klachtendossiers volgens de vastgelegde procedures.

– Verzekeren van de informatieveiligheid van persoonsgegevens van burgers en andere stedelijke confidentiële informatie die de medewerkers beheren tijdens het uitvoeren van de activiteiten verbonden aan hun functie, zoals:

– Opvolgen van het informatieveiligheidsbeleid en de procedures van de stad;

– Naleven van de wettelijke privacy vereisten;

– Melden van informatieveiligheidsrisico’s en inbreuken tegen het informatieveiligheidsbeleid.

  1. Meewerken aan de ruimere doelstellingen van de stedelijke administratie.

Voorbeelden activiteiten

– Participeren aan de permanente uitbouw van het organisatiebeleid, het personeelsbeleid, het

financieel beleid.

– Meewerken aan dossiers die de eigen afdeling overstijgen.

– Vertalen van het algemeen beleid van de stedelijke administratie naar doelstellingen voor (de

diensten van) de afdeling.

– Implementeren van doelstellingen betreffende de algemene werking van de administratie in de

werking van (de diensten van) de afdeling.

– Participeren aan het opstellen van het voorontwerp van de beleidsnota van het budget en de

verklarende nota van een budgetwijziging (addendum op de beleidsnota)

  1. Leveren van diensten of adviezen vanuit de specifieke rol van afdelingshoofd.

Voorbeelden activiteiten

– Voorbereiden van beslissingen voor gemeenteraad en CBS inzake de werking van (de diensten van) de afdeling en het beheer van de beleidsdomeinen binnen de afdeling.

– Formuleren van adviezen ten behoeve van de algemeen directeur of het managementteam inzake de werking van (de diensten van) de afdeling, aangelegenheden uit de beleidsdomeinen binnen de afdeling, medewerkers uit de afdeling,…

– Uitschrijven van strategische en concrete doelstellingen inzake organisatieontwikkeling en

management in lokale besturen in het kader van de stedelijke beleidscyclus.

– Opmaken van begrotingsvoorstellen voor de realisatie van de concrete doelstellingen inzake

organisatieontwikkeling en management.

– Formuleren van antwoorden op vragen vanuit het bestuur.

– Periodiek (minstens 8-wekelijks) houden van een opvolgingsgesprek met de algemeen directeur in functie van de opvolging van de diensten van de afdeling, de eigen opdrachten en de beleidsbeslissingen in het algemeen.

  1. Behandelen en opvolgen van specifieke dossiers en projecten.

Voorbeelden activiteiten

– Beheren van softwarepakketten en/of bijzondere methodieken.

– Leiden van grote éénmalige projecten die de normale werking van de diensten overschrijden.

– Afhandelen van dossier toegewezen omwille van specifieke vakkennis of vaardigheden.

– Waarnemen van de taken van gebouwverantwoordelijke.

  1. Opvolgen van nieuwe evoluties en ontwikkelingen zowel met het oog op informatiedoorstroming in de afdeling als het geven van adviezen.

Voorbeelden activiteiten

– Doorgeven van informatie uit vergaderingen aan medewerkers, de algemeen directeur, het

managementteam en de beleidsvoerders.

– Opvolgen en verwerken van wetgeving, documentatie en recente organisatieontwikkeling en

management in lokale besturen.

– Opvolgen van ontwikkelingen binnen de beleidsdomeinen van de afdeling.

– Attenderen van hoofden van de diensten uit de afdeling op nieuwe wetgeving en ontwikkelingen binnen hun beleidsdomeinen.

– Ondersteunen van hoofden van de diensten uit de afdeling bij interpretatie en implementatie van nieuwe wetgeving en ontwikkelingen binnen hun beleidsdomeinen.

  1. Participeren aan intern en extern overleg en onderhouden van contacten met relevante actoren.

Voorbeelden activiteiten

– Voorbereiden van overlegmomenten, ten behoeve van de vergaderefficiëntie.

– Verzorgen van heldere presentaties tijdens overlegmomenten.

– Voorzitten van overlegmomenten (voorbereiden agenda, beheer agenda en timing, zorgen voor correcte verslaggeving).

– Verzorgen van de verslaggeving van overlegmomenten.

– Meewerken aan het overbruggen van tegengestelde meningen en visies.

– Uitbouwen en beheren van een eigen netwerk van nuttige contactpersonen.

Verder zet je sterk in op het begeleiden van veranderingsprocessen in de organisatie en bouw je bruggen bij samenwerkingen in je diensten/afdeling. Je bent verantwoordelijk voor het financiële beleid en het opstellen van het budget van de afdeling.
Je rapporteert aan de algemeen directeur.

Functieprofiel

Je bent in bezit van minstens een masterdiploma bij voorkeur functiegericht.

Beschikken over minstens 4 jaar aantoonbare relevante beroepservaring ofhouder zijn van een diploma van een aanvullende managementopleiding.
Buitenlandse diploma’s moeten vergezeld zijn van een gelijkstellingsbewijs (ziewww.ond.vlaanderen.be/naric/).

Je bent in het bezit van een blanco uittreksel uit het strafregister (Model 1 art.595)

Je kan uitstekend communiceren in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.

Aanbod

Weddeschaal niveau A, master.

Minimale bruto beginwedde: 4 039.66euro/maand (voltijds). Ervaring uit de openbare sector wordt volledig overgenomen en relevante werkervaring uit de privésector of als zelfstandige kan onbeperkt meegenomen worden.

De wedde wordt vermeerderd met vakantiegeld, eindejaarstoelage en maaltijdcheques.

Eveneens gratis woon-werkverkeer bij gebruik van het openbaar vervoer; fietsvergoeding en hospitalisatieverzekering.
De Vilvoordse Personeelskaart biedt je een aantal voordelen aan: gratis lidmaatschap bibliotheek Vilvoorde, 24 gratis zwembeurten in het stedelijk zwembad ‘t Zeepaardje, gratis vissen op de visvijver in Hanssenspark, korting bij aankoop van losse tickets in cc Het Bolwerk, gratis naar de film bij aankoop van een abonnement in cc Het Bolwerk.
Interessante verlofregeling en werktijden waardoor een evenwichtige combinatie van vrije tijd/gezin en werk mogelijk is.

Selectieprocedure

C. KANDIDATUURSTELLING Uiterlijk op 17 maart 2019 via https://www.jobsolutions.be/register/3495of te verzenden aan het college van burgemeester en schepenen, Stadhuis, Grote Markt, 1800 Vilvoorde of tegen ontvangstbewijs af te geven op de dienst Personeel. De kandidatuurstelling omvat het inschrijvingsformulier vergezeld van een curriculum vitae, een motiveringsbrief, een kopie van je diploma. Kandidaturen zonder cv of een kopie van je diploma worden NIET aanvaard.
D. SELECTIEPROCEDURE De selectie wordt uitbesteed aan Poolstok.
De selectiedatum moet nog vastgesteld worden. De kandidaten worden onderworpen aan de hiernavolgende selectietechnieken:
  • Een preselectie indien er meer dan 6 kandidaten zijn.
  • Een assessmentdat wordt afgenomen door een selectiebureau en peilt naar de vereiste competenties voor de functie. Het resultaat is eliminerend.
  • Grondig sollicitatiegesprek met voorbereiding van een case. Het resultaat is eliminerend
Bijkomende inlichtingen kunnen steeds bekomen worden op de dienst Personeel, stadhuis, Grote Markt, 1800 Vilvoorde, telefoon 02 255 79 48 of sollicitaties@vilvoorde.be.

Locatie

Vilvoorde

Publicatiedatum

22.02.2019

Contactpersoon

Kring vzw gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.
Close